NON TITULAIRES

Circulaire d'application de l'instruction du 7 août 1998 de Madame la Ministre de la culture et de la communication relative aux agents non titulaires rémunérés sur crédits de vacations

Note du 6 janvier 1999
Objet : recrutement d'agents vacataires

L'instruction n°144613 du 7 août 1998 de Madame la Ministre de la culture et de la communication, relative à la situation des agents non titulaires rémunérés sur crédits de vacations, prévoyait que des notes techniques viendraient préciser les conditions d'application des ces décisions.

La présente circulaire a pour objet de compléter l'instruction précitée.

1. Recrutement des agents non titulaires rémunérés sur crédits de vacations.

Le rappel des dispositions effectué dans la présente circulaire porte uniquement sur les possibilités d'employer des agents non titulaires pour une durée limitée ou pour occuper des emplois à temps incomplet.

Les circulaires des 11 avril 1994 et 9 mai 1995 avaient rappelé l'interdiction de recruter des « vacataires » pour une durée supérieure à 10 mois. Mais la pratique de différentes structures du ministère a conduità ce que des agents non titulaires se trouvent depuis cette date, pour remplir un besoin permanent du service public culturel, avoir cumulé, par périodes successives, une ancienneté supérieure à 10 mois qui conduit à ce que leur situation oblige à un examen au cas par cas pour apprécier dans quelle mesure ils doivent être, au .31 décembre 1998, assimilés à des « vacataires permanents ». Vous voudrez bien porter la plus grande attention au traitement des cas particuliers. Le service du personnel et des affaires sociales est à votre disposition pour toute question relative à l'analyse et l'interprétation de ces dossiers.

La loi du 11 janvier 1984 et le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat précisent les cas et les durées pour lesquels il est possible d'employer des agents non titulaires.

1.1 Les possibilités de recruter un agent non titulaire

Aux termes des textes précités, il est possible de recruter un agent non titulaire pour répondre à un besoin saisonnier ou occasionnel (besoin au plus égal à six ou dix mois). Il convient dans ce cas de conclure un engagement pour la durée de ce besoin.

Il est en outre possible de recruter un agent pour une durée au plus de 10 mois congés inclus, en vue de satisfaire un besoin permanent à temps complet dans l'attente de pourvoir ce poste par un agent sur un emploi budgétaire ou lorsqu'il n'a pas été possible de le pourvoir par cette voie.

Pour un même besoin, la durée totale du contrat conclu et de ses renouvellements éventuels ne peut excéder six ou dix mois, congés annuels compris, suivant qu'il s'agit d'un besoin saisonnier ou occasionnel, conformément aux dispositions de l'article 7 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986. Il est interdit de conclure un contrat d'une durée supérieure, afin de ne pas accroître le volume des vacataires dits"permanents". Les durées s'apprécient sur une période de 12 mois et non sur l'année civile.

En revanche, il n'est pas interdit de recruter successivement un même agent, pour des besoins différents, sans qu'un délai de carence vienne s'interposer entre deux recrutements. Ainsi un même agent peut être successivement recruté en vue de remplacer plusieurs agents absents (ie, congé de maternité, congé de maladie, congé de longue maladie). Il va de soi qu'il convient de prévenir l'intéressé qu'il ne s'agit pas d'une reconduction de contrat, mais d'un nouveau contrat, répondant à un besoin différent et limité dans le temps. Il est donc indispensable d'être très précis sur les fonctions confiées à l'agent recruté, fonctions qui doivent être mentionnées sur le contrat ou l'acte d'engagement.

Il est par ailleurs rappelé que l'article 10 du décret du 17 janvier 1986 prévoit dorénavant que l'agent non titulaire n'ayant pas pu bénéficier de la totalité de ses congés annuels (qui, au ministère, doivent être appréciés sur la base des 6/52e du temps de travail) a droit à une indemnité compensatrice, au prorata des congés non pris, égale à un dixième de la rémunération totale brute perçue.

1.2. Période d'essai et fin de fonctions.

a) L'article 9 du décret du 17 janvier 1986 précité prévoit que la durée de la période d'essai peut être modulée selon la durée d'engagement. On peut s'inspirer des dispositions de l'article 45 du même décret et fixer cette durée ainsi :
- 8 à 15 jours pour les engagements d'une durée inférieure ou égale à 6 mois
- 15 à 30 jours pour les engagements d'une durée de 6 à 10 mois

Il vous appartient d'apprécier, dans ces fourchettes, la durée de cette période selon la nature des fonctions qui fondent le recrutement.

Lorsque la période d'essai s'avère non satisfaisante et vous amène à interrompre la relation contractuelle, je vous demande d'en informer l'agent par écrit et de lui indiquer les motifs de cette rupture.

b) Dans tous les cas, la fin de l'engagement doit être notifiée conformément aux délais prévus à l'article 45 du décret précité, à savoir huit jours avant son terme si l'engagement est inférieur à six mois, un mois avant lorsque l'engagement est supérieur ou égal à six mois.

1.3 Délai de carence

Les textes ne prévoient pas de délai de carence entre deux recrutements. Cependant, dans le cas où le même besoin permanent devrait être satisfait, si vous souhaitiez recruter à nouveau un agent qui a donné satisfaction, je vous demande de respecter un délai de carence d'une durée de 14 mois entre deux engagements. Il convient de limiter ces renouvellements à une ou deux fois au plus.

1.4 Notion de besoin permanent à temps incomplet

La définition d'un besoin permanent à temps incomplet, tel qu'il est mentionné à l'article 6 de la loi du 11 janvier 1984, doit s'entourer de critères objectifs ne permettant pas l'ambiguïté.

Ainsi, il faut exclure des emplois à temps incomplet les cas dans lesquels l'administration emploie des agents pour un temps réduit simplement pour s'en tenir au respect de la seule règle des 120 heures, en application de l'arrêté du 30 décembre 1975 alors que ses besoins pourraient être satisfaits par le recrutement, en nombre inférieur, d'agents à temps complet.

En revanche, les activités consistant à accueillir un large public pour lui offrir différents services et prestations peuvent requérir la présence d'agents à certains moments de l'année, du mois, de la semaine ou de la journée dans des proportions de temps variables. A ce titre on peut inclure dans les besoins d'emplois à temps incomplet un certain nombre d'emplois notamment dans les activités d'accueil, de surveillance, de billetterie. L'impossibilité d'assurer ou de poursuivre certaines tâches indispensables en dehors de la présence du public ou en dehors des pointes de fréquentation peut elle aussi justifier le recours à des agents à temps incomplet pour répondre à des besoins réguliers. D'autres cas particuliers peuvent justifier l'engagement d'un agent pour répondre à un besoin permanent à temps incomplet. Là encore, vous voudrez bien porter la plus grande attention dans l'analyse de ces besoins et prendre l'attache du service du personnel et des affaires sociales avant de procéder à de tels recrutements.

Le recrutement d'agents à temps incomplet répondant à un besoin permanent peut se faire sur des contrats à durée indéterminée.

Les droits détenus par ces agents ne sont pas différents de ceux qui sont reconnus aux autres agents non titulaires par le décret du 17 janvier 1986.

Vous procéderez à une information des comités techniques paritaires que vous présidez sur les emplois de vos services ou établissements que vous considérez comme étant à temps incomplet.

1.5 Cas particuliers

a) Cas du Centre national d'art et de culture Georges Pompidou L'abrogation du décret du 13 avril 1976 fixant un régime spécifique quant à l'emploi d'agents vacataires a pour conséquence l'application du décret du 17 janvier 1986.

b) Pour ce qui concerne les établissements d'enseignement Je vous précise que les circulaires précédentes et la présente instruction s'appliquent pleinement aux personnels non enseignants. S'agissant des enseignants et de certains personnels qui concourent directement aux actions de formation employés dans les écoles.d'architecture et les écoles d'art et rémunérés sur crédits de vacations, la spécificité de leurs fonctions et des conditions d'exercice de leur activité m'a conduit à confier une mission d'expertise juridique dont les conclusions seront communiquées prochainement, conclusions qui fonderont des instructions ultérieures.

II Mise en place de registres

Deux registres différents devront être mis en place.

2.1 Un registre des agents non titulaires recrutés depuis plus de 10 mois, rémunérés sur crédits de vacations et occupant un emploi permanent.

Ce registre devra comporter les informations suivantes :
- la date initiale d'embauche
- la quotité de travail
- la ou les fonctions occupées

S'agissant des fonctions, leur description pourra être faite en référence aux statuts des corps correspondants, lorsqu'ils existent, et le niveau de ces fonctions (catégorie A, B, C) devra être précisé.

2.2 Un cahier des entrées et des sorties

L'instruction du 7 août prévoit la mise en place d'un cahier"entrées-sorties". Ce cahier doit être mis en place à compter du 1er janvier 1999.

Il concernera les agents recrutés pour un besoin saisonnier ou occasionnel, donc, notamment, ceux recrutés pour remplacer un agent absent, mais aussi ceux qui auront été recrutés pour satisfaire un besoin permanent, à temps complet ou incomplet.

Il se situera sur chaque site où des recrutements d'agents vacataires ont lieu et non dans le service gestionnaire.

Ainsi chaque direction devra avoir un cahier "entrées-sorties" et non, par exemple, le seul bureau de gestion du service du personnel et des affaires sociales. Il conviendra donc de désigner un responsable par site et de tenir ce cahier dans un lieu bien identifié où il pourra être consulté par les organisations syndicales représentées dans la direction, l'établissement ou le service. Vous préciserez ce lieu par note de service interne.

Sur ce cahier devront figurer les renseignements suivants :
- le nom et le prénom de l'agent
- les dates d'entrée en fonction et de fin de fonction constatées
- le caractère saisonnier ou occasionnel qui motive le recrutement en application des dispositions de l'article 6 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique de l'Etat
- le service d'affectation.

Ces renseignements devront être mentionnés au plus tard 48 h après le recrutement et la fin de fonctions.

Je vous précise qu'une information sur l'emploi de ces deux catégories d'agents devra être effectuée lors d'une réunion des comités paritaires locaux et du comité technique paritaire ministériel. Aussi vous communiquerez, au plus tard au mois de mars, à la mission des politiques du personnel un bilan chiffré et synthétique sur l'emploi de ces agents portant sur l'année précédente.

Je vous saurais gré de bien vouloir mettre en oeuvre les instructions contenues dans la présente circulaire. Vous trouverez ci-joints des modèles de contrats. Le service du personnel et des affaires sociales se tient à votre disposition pour toute précision que vous souhaiteriez lui demander.